Webinaraufnahme: Erfolgreiche Kostensenkung in der Praxis – Wie SW durch KI-gesteuerte Verhandlungen und RFQs messbare Einsparungen erzielt

Einkaufsorganisationen stehen aktuell vor der Herausforderung, steigende Lohnkosten und geopolitische Risiken bei gleichzeitigem Margendruck kompensieren zu müssen. Die manuelle Aufbereitung von Daten für Verhandlungen ist oft zu zeitintensiv, um auf Marktvolatilitäten schnell mit fundierten Gegenargumenten zu reagieren.

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Matthias Schlotter (Director of Procurement bei Schwäbische Werkzeugmaschinen), Melinda Behncke (Leiterin Marketing & Growth bei Tacto) und Constantin Blome (Produktmanager bei Tacto) zeigen im Webinar, wie SW durch den Einsatz spezialisierter KI-Agenten die Datenaufbereitung automatisiert und durch digitale RFQs den Wettbewerbsdruck im Lieferantenportfolio systematisch erhöht.

Ausgangslage

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Das Marktumfeld im Maschinenbau ist durch eine unterdurchschnittliche Auslastung und unvorhersehbare Preisschwankungen in der Logistik geprägt. Bei SW führten diese externen Faktoren zu ungeplanten Kostensteigerungen, die nicht vollumfänglich an Kunden weitergegeben werden können. Vor der Umstellung erschwerten eine fehlende zentrale Dokumentation von Verhandlungsergebnissen sowie der eingeschränkte Zugriff auf externe Benchmarks die konsequente Realisierung von Einsparungszielen.

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Automatisierte Verhandlungsvorbereitung

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‍Durch den Einsatz eines Negotiation-Agents werden relevante KPIs und Cost-Breakdowns für das Einkaufsteam ohne manuellen Aufwand erstellt. Bei einem Einschraubanschluss identifizierte das System beispielsweise Preisanstiege von bis zu 106 % in den letzten 36 Monaten. Durch den Abgleich mit über 20.000 externen Indizes konnte nachgewiesen werden, dass die Forderungen des Lieferanten systematisch über dem Marktdurchschnitt lagen, was eine präzise Preisrevision ermöglichte.

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Digitale RFQ-Prozesse zur Wettbewerbsstärkung

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‍Ein RfQ-Agent unterstützt dabei, Ausschreibungsprozesse mit minimalem administrativem Aufwand regelmäßig durchzuführen. Die Digitalisierung ermöglicht es, pro Anfrage deutlich mehr Lieferanten einzuladen und Angebote direkt miteinander zu vergleichen. Dies erhöht den Anteil des wettbewerbsfähigen Einkaufsvolumens und sichert SW dauerhaft bessere Marktpreise.

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Zentrales Controlling aller Savings-Initiativen

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‍Um alle Hebel von der Lieferantenverschiebung bis zur Cost Avoidance im Blick zu behalten, nutzt SW eine zentrale Steuerung. KI-gesteuerte Hinweise unterstützen den Einkauf dabei, Potenziale frühzeitig zu erkennen und alle Ergebnisse an einer "Single Source of Truth" revisionssicher zu dokumentieren. Damit wird die strategische Arbeit von manuellen Routineaufgaben entlastet und auf die aktive Umsetzung von Sparzielen fokussiert.

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Conclusion

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Das Praxisbeispiel von SW verdeutlicht, dass eine erfolgreiche Kostensenkung heute eine Abkehr von manuellen Excel-Analysen hin zu einer datengestützten Organisation erfordert. Es kommt darauf an, dem Einkauf die richtigen Werkzeuge an die Hand zu geben, um in volatilen Märkten schnell und faktenbasiert handeln zu können.

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Matthias Schlotter, Melinda Behncke und Constantin Blome zeigen im Webinar, wie SW durch automatisierte Datenanalysen und den gezielten Einsatz von KI-Agenten Preiserhöhungen faktenbasiert revidiert. Die Experten veranschaulichen, wie digitale RFQ-Prozesse den Wettbewerbsdruck ohne administrativen Mehraufwand erhöhen und warum ein zentrales Tracking aller Initiativen die strategische Schlagkraft im Einkauf nachhaltig sichert.