Viele Einkaufsorganisationen wissen, dass in ihren Daten deutlich mehr Potenzial steckt, als sie im Tagesgeschäft nutzen können. Manuelle Datensuche, verstreute Informationsquellen und fehlende Vergleichbarkeit erschweren systematische Analysen und führen dazu, dass Einsparchancen oft unentdeckt bleiben.

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Im Webinar „Schluss mit versteckten Kosten – Wie Sun Garden in kürzester Zeit mit KI verborgene Einsparungen erzielte“ zeigen Katharina Kösters (Einkaufsleitung, Sun Garden) und Lucas Trümpler (Kundenentwicklung, Tacto), wie der Möbelhersteller Transparenz geschaffen und innerhalb weniger Wochen erste spürbare Optimierungen realisieren konnte.

Ausgangslage – Warum Einsparpotenziale lange verborgen blieben

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Sun Garden arbeitet mit vier Werken in Europa, zahlreichen Warengruppen und einer großen Lieferantenbasis. Die Ausgangssituation war geprägt von:

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• verstreuten Daten über ERP-Exporte, Excel-Dateien und E-Mails
• fehlender Vergleichbarkeit zwischen Werken
• hoher manueller Recherchearbeit
• historischen Preisverläufen, die nur schwer rekonstruierbar waren
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Dadurch blieb unklar, wo Preisabweichungen, alternative Lieferanten oder Mengeneffekte konkrete Einsparchancen boten. Eine zentrale Sicht auf alle relevanten Einkaufsentwicklungen fehlte ebenso wie eine einheitliche Informationsbasis.

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Drei Hebel, die den Einkauf bei Sun Garden gestärkt haben

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1. Transparenz durch Analytics

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Mit der Einführung zentraler Analytics entstand erstmals eine klare Sicht auf Warengruppen, Lieferanten und Artikel. Preis, Mengen und Performance lassen sich heute unmittelbar nachvollziehen. Für den Einkauf bedeutet das früh sichtbare Ausreißer, fundierte Vergleiche zwischen Werken und eine gemeinsame Datengrundlage für alle Einkäufer.

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2. Proaktive Hinweise durch KI-Agenten

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KI-gestützte Hinweise analysieren kontinuierlich die Einkaufsdaten und identifizieren Auffälligkeiten, belegt mit realen Beispielen aus der Praxis. Diese Hinweise liefern konkrete Ansatzpunkte für Maßnahmen und zeigen Potenziale, die im Alltag leicht übersehen werden.

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3. Stärkere Durchsetzungskraft mit Verhandlungsdossiers

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Für Lieferantengespräche stehen alle wichtigen Datenpunkte wie Preis und Volumenentwicklungen, Benchmarks, Indizes und Notizen sofort zur Verfügung. Das erleichtert die Vorbereitung und sorgt dafür, dass Gespräche deutlich datenbasiert geführt werden können.

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Klar dokumentierte Ergebnisse schaffen darüber hinaus Nachvollziehbarkeit über mehrere Werke hinweg.

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Praxisbeispiele – Sichtbare Effekte in kurzer Zeit

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Sun Garden zeigt im Webinar konkret, wie die neue Datenlage direkt zu Maßnahmen führte, unter anderem durch:
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• Wechsel zu günstigeren Lieferanten bei identischen Spezifikationen
• Mengenbündelung bei Artikeln mit hoher Preisvolatilität
• Identifikation werkbezogener Preisunterschiede durch zentrale Transparenz

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Fazit – Von verstreuten Informationen zu klaren Einsparwegen
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Der Fall Sun Garden verdeutlicht, wie schnell Einkaufsorganisationen effektiver arbeiten können, wenn Transparenz, Hinweise und strukturierte Vorbereitung zusammenkommen. Prozesse werden einfacher, Potenziale sichtbarer und Verhandlungen fundierter.

Katharina Kösters und Lucas Trümpler zeigen im Webinar, wie Sun Garden innerhalb kurzer Zeit von einer fragmentierten Datenlage zu einem datenorientierten Einkauf gelangt ist und warum der kombinierte Einsatz von Analytics, KI-Hinweisen und Verhandlungsdossiers ein wirkungsvoller Hebel für messbare Einsparungen ist.

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